Imagine o cenário em que a empresa mudou de endereço e, com isso, precisou alterar ou excluir alguma atividade, algum sócio entrou ou saiu, ou tenha ocorrido qualquer outra modificação.
Situações que possam resultar na necessidade de fazer uma alteração contratual são mais simples do que se pode imaginar, basta se atentar aos detalhes, lembrando que também é uma atividade importante para manter a empresa na legalidade.
O procedimento para realizar uma alteração contratual é semelhante ao de abertura de uma empresa, o que contradiz a crença de que se trata de um processo rápido considerando que o negócio já está em funcionamento, mas, nem sempre é assim que acontece.
Ao contrário do que parece, em determinados casos, pode ser uma atividade um tanto quanto complexa, tendo em vista que ainda não há um padrão nacional, permitindo que cada estado e município siga uma linha diferente.
O que é a alteração contratual?
A alteração contratual consiste na atualização de dados cadastrais de uma empresa, aquelas informações registradas em diversos órgãos no momento de abertura e, em determinados casos, no contrato social.
Quando qualquer mudança acontece é preciso comunicar os órgãos competentes para manter toda a documentação em dia, ainda que se trate de um processo um tanto quanto burocrático.
Isso acontece porque o empreendedor precisará renovar o cadastro junto aos mesmos órgãos aos quais o negócio foi inscrito, tais como a Receita Federal e a Junta Comercial, por exemplo, o que requer preparo para extensas cargas preparando toda a papelada necessária.
Quem precisa fazer a alteração contratual?
O cadastro da empresa deve ser atualizado sempre que houver qualquer alteração no dados informado no momento de abertura do negócio, o que normalmente acontece quando ocorre:
- Mudança no endereço da sede, seja no mesmo município/estado ou não;
- Alteração no quadro societário — entrada e saída de sócios;
- Alteração no tipo jurídico (como MEI, EI e EIRELI, por exemplo);
- Aumento do capital da empresa;
- Inclusão ou exclusão da atividade exercida, segundo o código CNAE;
- Mudança na razão social;
- Mudança no nome fantasia;
- Alteração na sucessão da empresa;
- Mudança nas cláusulas contratuais;
- Correção das informações para a Receita Federal.
Ainda que alguns destes exemplos de alteração possam parecer descomplicados e fáceis de serem resolvidos, como a alteração de endereço no mesmo município, por exemplo, na realidade, o procedimento demora o mesmo tempo que na constituição da empresa, considerando a necessidade de efetuar os trâmites nos mesmos órgãos.
No entanto, a tarefa não se trata de nenhum bicho de sete cabeças, de maneira que, após compreender todas as etapas deste processo, é possível prosseguir de maneira sucinta e sem grandes dores de cabeça.
Etapas do processo contratual
A alteração contratual consiste em um processo de mão dupla, de maneira que, devem ser observadas tanto as obrigações do solicitante quanto da empresa (quando contratada) que fará a alteração, por isso, observe alguns pontos essenciais deste processo:
Alinhamento das informações
O alinhamento do modelo de alteração se trata da base de todo o processo ainda que possa parecer uma informação óbvia, mas, é neste momento que é possível obter uma estimativa de quanto tempo irá durar até que todo o procedimento possa ser concluído.
Isso acontece porque, é nesta etapa que há a real compreensão sobre as particularidades do respectivo modelo de alteração, quando os dados são solicitados, além da apresentação dos custos e taxas processuais, finalizando um acordo dos tópicos de alteração.
No caso de processos na modalidade de Sociedade Limitada e Eireli, é preciso elaborar um contrato dispondo informações sobre as principais alterações que se deseja fazer, lembrando que é necessário seguir todos os padrões de aprovação da legislação e Normativas da Junta Comercial de cada estado.
Após alinhar todos os dados e tiver o rascunho prévio (contrato social/requerimento de empresário) aprovado para o processo, é possível seguir para a etapa de preenchimento de informações nos órgãos.
É importante observar que, a depender do município e do tipo de alteração executada, existe um procedimento denominado de viabilidade, o qual, resumidamente significa a consulta prévia da prefeitura, realizada no intuito de saber ou não se o empresário está apto a realizar a alteração desejada no respectivo local.
Contudo, se a empresa for constituída, para alterar qualquer atividade, por exemplo, a prefeitura poderá solicitar a referida consulta e, após aprovada, será possível dar início ao procedimento junto à Receita Federal e à Junta Comercial.
Cadastro nos órgãos
Receita Federal
Em determinados casos, o cadastro na Receita Federal do Brasil é feito após constatada a viabilidade e informado qual o tipo de alteração precisa ser realizada.
Feito o preenchimento, acontece a análise pelos órgãos competentes no intuito de disponibilizar o Documento Básico de Entrada do CNPJ (DBE), que se trata do principal formulário de alteração do CNPJ.
Junta Comercial
Após a aprovação do DBE, os trâmites para dar sequência à alteração partem para a autoridade da Junta Comercial correspondente ao estado em que a empresa está situada, pois, é neste momento que deve ser feito um novo preenchimento informando a alteração necessária que permite a geração dos formulários, bem como, as taxas estadual e municipal,
Assinatura dos formulários
Após gerar todos os formulários, inicia-se o processo de assinatura, seja ela física ou eletrônica, dependendo do estado em questão, deste modo, se esta opção for requerida, é necessário efetuar a certificação digital.
Com todos os formulários prontos e assinados, é preciso dar entrada na Junta Comercial, onde o analista responsável pelo órgão irá verificar todo o procedimento.
Quando o processo for deferido, o CNPJ e o Contrato Social ou o Requerimento do Empresário finalmente são aprovados, no entanto, isso não significa que os trâmites terminaram, já que ainda é necessário concluir a etapa de alteração na respectiva prefeitura.
Por outro lado, se o processo for indeferido, ele seguirá com a orientação para fazer a correção necessária no sistema da Junta Comercial, no intuito de obter uma nova assinatura, bem como, a reapresentação do processo que segue aguardando pela análise e aprovação.
Prefeitura
Ao chegar nesta etapa, o empresário está a um passo de finalizar o processo, que correspondente à alteração no cadastro tributário municipal.
No entanto, é importante se atentar quanto à particularidade do procedimento em cada município, uma vez que, as prefeituras estão aptas a exigirem formulários e regras distintas, com prazos que também podem variar,
Órgão de classe
No caso das atividades regulamentadas que contam com um órgão de fiscalização específico, é preciso alterar todos os dados mediante cada procedimento, além de também haver a exigência do pagamento de uma taxa específica do órgão, de maneira que, o não cumprimento da mesma pode gerar multa.
Qual o valor de uma alteração contratual?
Conforme mencionado anteriormente, o procedimento de alteração contratual não é tão simples quanto parece e, ainda pode ser um tão burocrático quanto a abertura de uma empresa.
Junto à isso, há alguns custos que devem ser arcados, como o pagamento de taxas no âmbito em que a alteração deverá ser feita, seja municipal, estadual ou federal.
No entanto, o valor a ser cobrado pela alteração contratual irá depender das modificações que serão feitas e, diante de quais órgãos, por isso, é sempre importante se planejar para dar início a este processo o quanto antes.
Por Laura Alvarenga